ЗАЧЕМ В АРХИВЕ НУЖЕН ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ И КАК ОН РАБОТАЕТ

Архив… значит место такое, где государственные письма нужные яко тайные, тако и явные хранятся.
В. Н. Татищев

В августе 2023 года Государственный исторический архив немцев Поволжья, а в далёком 1923 году – Областное архивное бюро Области немцев Поволжья, будет отмечать 100-летие со дня начала своей работы.

Зарождению архивного дела на Руси способствовало появление письменности и миссионерская деятельность просветителей IX века Кирилла и Мефодия. Принятие Киевской Русью в 988 году Христианства помогло формированию первых документных сводов, которые легли в основу создания первых архивов в России.
Но данная статья – не об истории создания архивов. Поговорим мы об интереснейшем структурном подразделении архива – читальном зале, который помогает совершать удивительные путешествия в прошлое.

Современные архивные учреждения не просто хранят документы, но и предоставляют гражданам доступ к архивной информации. Один из путей реализации такой возможности – доступ к архивным документам в читальных залах. Организация работы исследователей в читальном зале – это одна из основных задач деятельности государственных архивов и других учреждений, хранящих документы (музеев, библиотек и т. д.). Читальный зал – это структурная часть архива, с которой неизбежно имеет дело любой обращающийся в архив исследователь.
Появились читальные залы в архивах далеко не сразу. Сначала они находились в библиотеках античности (Александрийской, Пергамской и др.). Это были просторные залы с книгами, выполненные в форме полукруга или прямоугольника, украшенные скульптурами, в залах стояли мраморные скамьи для читателей. В XIX веке, когда произошёл количественный рост посетителей библиотек, читальные залы стали обособляться в самостоятельные структурные подразделения. В России большой читальный зал на 250 мест, построенный по проекту архитекторов В. И. Собольщикова и И. И. Горностаева, был торжественно открыт 4 (16) ноября 1862 года в Императорской Публичной библиотеке в Санкт-Петербурге.
Но архивы, в отличие от библиотек, оставались закрытыми учреждениями для простых пользователей, и никаких читальных залов в них не было. Работать с документами, изучать их могли только по специальным разрешениям и письмам (отношениям) от государственных ведомств и учреждений отдельные категории граждан: учёные-историки, писатели, студенты, аспиранты, представители органов власти и силовых структур. Исследователи сидели в одном помещении вместе с сотрудниками архивов. В исключительных случаях для работы с особо ценными и секретными документами им на определённое время предоставлялась отдельная комната. Остальным гражданам на сделанные ими запросы по интересующей их информации составляли архивные справки и отвечали сотрудники архивов.
Начиная с конца 1980-х годов ситуация в отношении открытости архивных документов для населения постепенно начала меняться: архивы стали доступны для простых пользователей. И для работы исследователей в них стали обустраивать читальные залы для самостоятельной работы посетителей с документами архивов по нужной тематике.

В нашем архиве хранятся исторические документы со второй половины XVIII века до настоящего времени, в которых отражена общественно-политическая, экономическая и культурная жизнь нашего региона и государства. Как правило, работают с документами исследователи с целью написания научных работ, статей, книг, а также те, кто составляет генеалогические древа.
В ОГУ «Государственный исторический архив немцев Поволжья» читальный зал открылся в 2008 году после строительства в 2005 году здания архивохранилища и реконструкции старого здания, бывшего хлебного амбара, дата постройки которого – 1902 год. В нём в одном из помещений и разместился читальный зал, который пользуется большой популярностью у исследователей не только нашего города и Саратовской области, но и всей России, а так же стран Дальнего и Ближнего зарубежья. И которому в этом году исполняется 15 лет.
В разные годы в нашем читальном зале работали учёные -историки из Германии, Франции, Аргентины, Америки, Словении, Казахстана, Прибалтики; российские учёные: И. Плеве, А. Герман, Е. Арнт, В. Маныкин, Н. Малова, И. Шульга, О. Лиценбергер и многие другие работали и некоторые из них продолжают работать с документами нашего архива.
В читальном зале у нас также работали и работают местные известные писатели, краеведы и исследователи, которых интересуеют история, быт и культура нашего края: И. Смилевец, А. Гредченко, Н. Мамонов, В. Буцких.
Многие жители Энгельса и Саратова, а так же других городов и регионов России, посещают читальный зал с целью восстановления своей родословной, а это достаточно сложная, кропотливая, основанная на логике исследовательская работа.

Чтобы попасть в читальный зал (а он у нас небольшой, имеет определённый график работы и, как я писала выше, пользуется большой популярностью у исследователей), необходимо заранее позвонить или написать на электронную почту архива и определить день своего посещения. Затем прийти в госархив с удостоверением личности (паспорт), заполнить анкету, карточку учёта пользователя и написать заявление на имя директора с указанием темы работы.
Сотрудник читального зала обязательно познакомит посетителей с правилами работы и выдачи дел.
После оформления документов пользователю выдаётся Путеводитель по фондам архива, и он знакомится с описями фондов, затем оформляет требование, в котором указывает номера фондов и выбранных дел. Сейчас во многих архивах это можно сделать и по электронной почте, но у нас пока нет такой технической возможности, поэтому документы и требования на выдачу дел заполняются только при личном присутствии пользователя.
Существуют ограничения по количеству выдачи дел, устанавливаемые архивом в соответствии с Правилами работы. Дела исследователь сможет получить не сразу, а через некоторое время, также установленное Правилами архива.
Обычно временной период выдачи документов составляет до двух дней. Дело в том, что в архивах хранятся тысячи документов и быстро подобрать их и выдать просто невозможно. Дела хранятся в архивохранилищах, которые находятся на разных этажах. Следовательно, на подбор дел уходит время. К тому же сотрудники перед выдачей должны полистно просмотреть каждое дело и зафиксировать движение документов в регистрационных журналах. Только после этого дела смогут попасть в читальный зал.
Нужно быть готовым и к тому, что определённые документы для пользователей могут быть закрыты. Это объясняется секретностью некоторых сведений (государственная тайна, тайна усыновления, персональные сведения и т. п.). Документы, доступ к которым ограничен, могут просматривать только сотрудники архива. Если исследователю необходима определённая информация из таких документов, он может заказать справку (социально-правовой или тематический запрос), которая будет исполнена в установленный срок сотрудником архива (услуга платная).
Кроме того, иногда ограничение может объясняться плохим физическим состоянием документа. Но если оно оцифровано, его можно заказать в электронном виде и посмотреть на компьютере, который находится в читальном зале, а если нет, обратиться с письменным заявлением к директору, и тогда сотрудник архива посмотрит данное дело и сделает интересующую выпись (услуга тоже платная).
После выдачи дел в читальный зал пользователь имеет право работать с ними: читать, делать выписки, фотографировать, заказывать ксерокопии (как правило, фотографирование и ксерокопирование – услуга платная).
После того, как исследователь провёл необходимую работу, дела сдаются сотруднику читального зала, а тот после проверки передаёт их обратно в архивохранилище.
Конечно, есть и определённые правила, что можно и что нельзя делать пользователям в читальном зале. Так, например, в читальный зал категорически нельзя приносить продукты и напитки, приходить в неопрятном виде и верхней одежде, с большими сумками и пакетами. Работать с документами лучше в перчатках – так можно продлить их сохранность и уберечь себя от пыли. Дело в том, что после пролистывания пальцами на листах остаются потожировые следы, что разрушает бумагу.
Каждый архивный лист хранит в себе историю. Он сам по себе уникален. Чем бережнее мы будем относиться к документам, чем дольше сможем сохранить, тем дольше они смогут прослужить на благо нам и нашим потомкам.

Ольга СУВОРОВА, главный архивист ГИАНП, зав. читальным залом